ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства в Дробишевській загальноосвітній школі І-ІІІ ступенів Лиманської міської ради

(нова редакція)

(ЗАТВЕРДЖЕНО, наказ по Дробишевській ЗОШ № 137 від 28.12.2021)

I. Загальні положення

1. Ця Інструкція встановлює вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними у паперовій формі в Дробишевській загальноосвітній школі І-ІІІ ступенів Лиманської міської ради (далі -ЗО) включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

Дія цієї Інструкції поширюється на структурні підрозділи ЗОу частині виконання документів, зареєстрованих в ЗО .

Положення цієї Інструкції застосовуються лише у разі наявності визначених законом або актом Кабінету Міністрів України підстав, які визнаються обґрунтованими для створення та/або опрацювання ЗО документів у паперовій формі.

Вимоги цієї Інструкції до роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами.

2. Порядок здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначається окремими нормативно-правовими актами та не може регулюватися цією Інструкцією.

Основні повноваження структурних підрозділів з діловодства в управлінні освіти, молоді та спорту здійснюютья в паперовій формі.

3. Перелік документів, проходження в ЗО яких продовжується у паперовій формі, затверджується наказом директора ЗО на підставі визначених законом або актом Кабінету Міністрів України підстав, які визнаються обґрунтованими для створення та/або опрацювання документів у паперовій формі.

Не допускається одночасне проходження одного і того ж документа в електронній та паперовій формі.

4. Відповідальність за організацію діловодства несе заступник директора з НВР.

5. За підготовлений проєкт документа відповідальним є його автор.

6. Організація діловодства в ЗО покладається на секретаря

II. Документування управлінської інформації

Загальні вимоги щодо створення документів

8. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил (додаток 1) інформація про управлінські дії.

9. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів у паперовій формі працівники ЗО оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2020.

10. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства та Інструкцією з діловодства ЗО.

11. В ЗО визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватися спільні документи.

12. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, постанова, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом ЗО, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

13. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади, місцевого самоврядування та спрямовуватися на виконання ЗО покладених на нього завдань і функцій.

14. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98 (далі - ДКУД).

15. Документ повинен містити обов’язкові для його певного виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

16. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфікованими шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів ЗО.

17. ЗО здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються державною мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

18. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

Бланки документів

19. Організаційно-розпорядчі документи, що мають обґрунтовані підстави для опрацювання в паперовій формі та не є примірниками або копіями документів, оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

20. Для виготовлення бланків використовуються, аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) для оформлення документів у вигляді таблиць.

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

21. Для підготовки документів в паперовій формі визначаються такі види бланків документів:

загальний бланк для створення документів (без зазначення у бланку назви виду документа) (додаток2);

бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додаток3).

22. ЗО може застосовувати бланки документів у разі, коли керівник має право підписувати документи в межах його компетенції.

23. Документи виготовляються на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів за допомогою комп’ютерної техніки.

24. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

Зображення Державного Герба України

25. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-XII “Про Державний герб України”.

26. Зображення Державного Герба України, розміщується по центру верхнього поля. Розмір зображення становить 17 міліметрів заввишки, 12 міліметрів завширшки.

Коди

27. Код УОМС проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). Зазначений код (ЄДРПОУ) розміщується після реквізиту “Довідкові дані про установу”.

28. Код уніфікованої форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду уніфікованої форми документа приймає начальник ЗО окремо щодо кожного виду документа.

Найменування установи

29. Найменування установи – автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному у СТАТУТІ про ЗО. Скорочене найменування ДРОБИШЕВСЬКА ЗОШ вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного найменування окремим рядком по центру документа.

Найменування установи вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, а у разі відсутності офіційно визначеного скорочення - повністю.

Найменування установи друкується за використанням фурнітури TimesNewRoman та шрифтом розміром 16 друкарських пунктів великими літерами через полуторний міжрядковий інтервал.

Довідкові дані про установу

30. Довідкові дані про ЗО містять поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти, адресу офіційного веб-сайту тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування ЗО.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Довідкові дані друкуються за використанням фурнітури TimesNewRoman та шрифтом розміром 9 друкарських пунктів через одинарний міжрядковий інтервал.

Назва виду документа

31. Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на бланку та повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

Назва виду документа друкується за використанням фурнітури TimesNewRoman та шрифтом розміром 16 друкарських пунктів великими літерами через полуторний міжрядковий інтервал.

Дата документа

32. Датою документа є дата його реєстрації. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться.

Наприклад: 02.12.2017

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад : 02 грудня 2017 року. Дозволяється вживати слово “рік” у скороченому варіанті “р.”.

Наприклад: 03 грудня 2017 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Реєстраційний індекс документів

33. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в ЗО, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в ЗО, наприклад: 845/01-10, де 845 - порядковий номер, 01-10 - індекс справи за номенклатурою.

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, застосовується реєстраційний індекс головного розробника.

Місце розташування реєстраційного індексу визначається формою бланка.

Посилання на документ

34. Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа.

Місце складення або видання

35. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

Адресат

36. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Департамент освіти і науки

Донецької обласної державної адміністрації

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Департамент освіти і науки

Донецької обласної державної адміністрації

Управління економіки і фінансів

начальнику управління

Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Директору департаменту освіти і науки

Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Департаментам освіти і науки

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед найменуванням другого - четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит “Адресат” може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідатиПравилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство освіти і науки України

просп. Перемоги, буд. 10, м. Київ, 01135

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у давальному відмінку власне ім'я та прізвище, потім поштова адреса,наприклад:

Олександру ГОНЧАРУКУ

вул. Сурикова, буд. 3а, кв. 1, м. Київ, 03178

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

У разі коли документ адресується конкретній особі, у листі нижче атрибута «адресат» може наводитись особисте звертання у кличному відмінку:

Пане (пані) Власне ім’я

або

Пане (пані) Прізвище

або

Панове

Наприклад:

Пане Олексію

Пані Іваненко

Пані директорко

Пане полковнику

Гриф затвердження документа

37. Документ може бути затверджений розпорядчим документом ЗО або у випадках, визначених удодатку 4, посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належать питання, зазначені у такому документі. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом УОМС, який видав відповідний акт.

Документ, який не є примірником або копією документа, створеного в електронній формі, може бути затверджений конкретною посадовою особою. У такому випадку гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпису, власного імені і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор Дробишевської ЗОШ

підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

12 червня 2021 р.

У разі коли документ затверджується рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказ по школі

від 12 червня 2021 р. № 298

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першої сторінки документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція

38. Резолюція є основною формою реалізації управлінських доручень у письмовій формі, що передбачає постановку конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання особи, що викладена у вигляді напису на документі.

Резолюція має такі обов’язкові складові: прізвище, власне ім'я виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата. Наприклад:

Клименко Світлані

Прошу підготувати проєкт рішення

до 01.10.2021 року

особистий підпис

дата

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати ії роботу.

Створення неконкретних (“прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо) за змістом резолюцій не допускається.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється рукописно безпосередньо на документі нижче реквізиту “Адресат” паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першої сторінки документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

Якщо на документі немає вільного місця для резолюції або документ підлягає поверненню, або це електронний документ, то резолюцію оформлюють на окремому аркуші або спеціальному бланку, на якому зазначають дату.

Короткий зміст документа

39. Заголовок до тексту (короткий зміст) документа повинен містити стислий виклад суті документа. Короткий зміст, обсяг якого перевищує 150 знаків (п’ять рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Короткий зміст відповідає на питання “про що?”, “кого?”, “чого?”.

Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Листи, доповідні та службові записки складаються без заголовка.

Відмітка про контроль

40. Відмітка про контроль означає, що документ взято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери “К” чи слова “Контроль” (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

Текст документа

41. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності та емоційності.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Текст, як правило, складається з вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна - обґрунтування позиції установи, в заключній - висновки, пропозиції, рішення, прохання.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються за допомогою римських або арабських цифр без/з крапкою або дужкою.

42. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною - конкретні характеристики.

43. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки — з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої — якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова “Продовження додатка”.

Відмітки про наявність додатків

44. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань або документа в цілому.

45. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

У тексті основного документа робиться така відмітка про наявність додатків: “що додається”, “згідно з додатком”, “(додаток 1)”, “відповідно до додатка 2” або “(див. додаток 3)”.

46. Додатки оформлюються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другій і наступній сторінках додатка робиться така відмітка: “Продовження додатка”, “Продовження додатка 1”.

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: додаток 1, додаток 2. Знак “№” перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів УОМС на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформлюється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за І

квартал 2021 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на І квартал 2021 р. на 3 арк. в 1

прим.

47. У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформлюється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Підпис

48. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених актами законодавства, іншими нормативно-правовими актами, Положенням про УОМС та Інструкції з діловодства УОМС. Порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності начальника управління та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати, визначається наказом начальника управління.

49. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - у разі, коли документ надрукований не на бланку, скороченого - у разі, коли документ надрукований на бланку), особистого підпису, власного імені та прізвища, наприклад:

Директор Дробишевської загальноосвітньої

школи І-ІІІ ступенів підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

або

Директор школи підпис Андрій СЕМЕНОВ

50. У разі надсилання документа у паперовій формі одночасно кільком установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі ЗО - автора такого документа, а на місця розсилаються засвідчені діловодом сектору юридичного та кадрового забезпечення його копії.

51. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб.Наприклад:

Начальник управління освіти,

молоді та спорту підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

Начальник відділу обліку та звітності-

головний бухгалтер підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

52. У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Начальник управління освіти, Начальник фінансового

молоді та спорту управління

підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

відбиток гербової печатки відбиток гербової печатки

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

Голова комісії підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ
Секретар комісії підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

53. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, власне ім’я якої зазначено на проєкті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, власне ім’я і прізвище особи, яка підписала документ, при цьому виправлення вносить рукописним або машинописним способом особа, яка підписує документ, якщо його неможливо передрукувати.

Секретар комісії підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Директор підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Не допускається під час підписання документа ставити прийменник “За” чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. У разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням) до найменування посади додаються слова «Виконувач обов’язків» або «В.о.».

Приклад

В. о. директора підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

54. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на документах не допускається.

55. У разі створення ЗО документа у паперовій формі за наявності для цього обґрунтованих підстав для їх подальшого надсилання установам створюється в установленому порядку електронна копія паперового оригіналу відповідного документа, яка надсилається адресатам через службову електронну пошту.

Візи та гриф погодження для документів, що створюються у паперовій формі

56. Погодження документа у разі потреби може здійснюватися як в ЗО (внутрішнє), так і за його межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє).

57. Внутрішнє погодження документа оформлюється шляхом проставляння візи. Віза включає найменування посади, особистий підпис, власне ім'я і прізвище особи, яка візує документ, дату візування.

58. Віза проставляється на зворотному боці останнього аркуша проєкту документа. Візи проставляються на паперових примірниках документів, що створюються у паперовій формі та залишаються в установі.

59. Зауваження і пропозиції до проєкту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проєкті робиться відповідна відмітка:

Начальник управління освіти, молоді та спорту

Дата підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

Зауваження і пропозиції додаються.

Якщо під час візування з’ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

60. Візування та погодження проєкту документа здійснюється на таких підставах:

проєкт документа спочатку візується його автором та керівником структурного підрозділу;

проєкт наказу з основної діяльності обов'язково візується заступником начальника управління, юристом, діловодом, а також іншими уповноваженими особами інших структурних підрозділів УОМС;

проєкт наказу візується юристом сектору юридичного та кадрового забезпечення за результатами проведення юридичної експертизи;

проєкт документа візується всіма посадовими особами, наявність візи яких пердбачено в проєкті документу, при цьому візування проєкту документу не затверджує зазначений документ;

лише потім проєкт підписується начальником ЗО , який затверджує документ.

61. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

62. Зовнішнє погодження проєктів документів, створених у паперовій формі, оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово “ПОГОДЖЕНО” (без лапок), найменування посади особи та установи, з якою погоджується проєкт документа, особистий підпис, власне ім'я, прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс),наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Начальник управління освіти, молоді та спорту

підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

Дата

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

Атестаційної комісії

управління освіти, молоді та спорту

Дата №

63. Гриф погодження ставиться нижче підпису на останній сторінці проєкту документа.

64. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається аркуш погодження, про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження,наприклад:

Аркуш погодження додається.

65. Аркуш погодження оформлюється на лицьовому та у разі потреби зворотному боці одного аркуша за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проєкту документа

Найменування посади підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

Дата

66. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності: установи однакового рівня та інші установи; громадські організації; органи, які здійснюють державний контроль в певній сфері; установи вищого рівня.

Відбиток печатки

67. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрачання коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою ЗО

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 5).

68. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування ЗО (без зображення герба) у разі потреби ставиться на копіях документів та на розмножених примірниках розпорядчих документів.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою “МП”.

69. Наказом начальника управління визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

Відмітка про засвідчення паперових копій документів

70. ЗО може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, крім випадків створення паперових копій електронних документів, що надійшли до ЗО через службову електронну пошту, а також у випадках, передбачених цим пунктом.

У разі підготовки документів для надання органам судової влади під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з ЗО, а також під час формування особових справ працівників ЗО може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка “Копія” проставляється у верхньому правому кутку першої сторінки паперового документа.

Порядок створення паперових копій електронних документів:

- автор документа створює фотокопію, засвідчує її печаткою ЗО та надсилає відповідно до норм цієї Інструкції.

71. Напис про засвідчення документа у паперовій формі складається із слів “Згідно з оригіналом”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені і прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа “Підпис”, наприклад:

Згідно з оригіналом

Інспектор з кадрів сектору

юридичного та кадрового забезпечення підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

Дата

72. Напис про засвідчення паперової копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування ЗО.

73. На копіях вихідних документів у паперовій формі зазначається дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки ЗО , наприклад:

Дата, індекс

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

Директор Дробишевської ЗОШ Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

Згідно з оригіналом

Директор Дробишевської ЗОШ підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ

відбиток печатки ЗО

Дата

74. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах ЗО, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені.

75. Копія документа повинна відповідати оригіналу.

Відмітки про створення, виконання документа

76. Прізвище та ім'я працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються в нижньому лівому кутку останньої сторінки паперового документа, наприклад:

Петренко Олена 256 23 29

Допустимо через кому зазначати кілька номерів телефонів, за якими можна зв’язатися з виконавцем, наприклад:

Петренко Олена 256 23 29, 123 45 67

77. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова “До справи”, номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу управління освіти, молоді та спорту. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля першої сторінки, наприклад:

До справи № 03-10 До справи № 05-19

Або

Лист –відповідь від 20.05.2021 № 03-10/01/802 посада підпис Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ 21.05.2021 Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови 04.03.2021 посада підпис Власне ім'яПРІЗВИЩЕ 05.02.2021

78. Відмітка про надходження паперового документа до ЗО проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора чи штрих-коду на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування ЗО - одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби година і хвилини) надходження документа.

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 146 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

Складення деяких видів документів

Накази

79. Накази видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основних питань діяльності ЗО, адміністративно-господарських або кадрових питань.

80. Проєкти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються за дорученням директора школи заступником з НВР чи завгоспом.

81. Проєкти наказів з кадрових питань (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує діловод на підставі рішень (вказівок) директора школи -розпорядчого чи нормативно-правового характеру, конкурсних документів (протоколів та рішень атестаційної чи іншої комісії), заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

82. Проєкти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань у разі їх підготовки у паперовій формі та додатки до них візуються працівником, який створив документ, посадовими особами, які визначені у проєкті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

83. Проєкти наказів з кадрових питань візуються інспектором з кадрів, який створив документ, а також залежно від видів наказів іншими посадовими особами, яких стосується документ.

У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання наказу здійснюється зовнішнє погодження проєкту документа з іншими зацікавленими установами.

84. Юристом сектору юридичного та кадрового забезпечення обов’язково візуються проєкти наказів нормативно-правового характеру, а також накази з кадрових питань.

85. Якщо в процесі погодження до проєкту наказу вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню (візуванню).

86. Накази підписуються начальником директором школи У разі його відсутності накази підписуються посадовою особою, яка виконує його обов’язки.

87. Наказ оформлюється на бланку наказу. Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника (“Про затвердження...”, “Про введення...”, “Про створення...”) або іменника (“Про підсумки...”, “Про заходи...”).

88. Текст наказу з питань основної діяльності ЗО та адміністративно-господарських питань складається з преамбули і розпорядчої частини.

89. У преамбулі зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина починається із слів “На виконання”, “З метою” тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині (преамбулі) зазначається посилання на відповідний документ.

Преамбула наказу закінчується словом “наказую”, яке друкується жирним шрифтом, після якого ставиться двокрапка.

90. Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені організаційно-розпорядча дія (затвердження або введення в дію інструкції, положення тощо) або конкретне завдання (доручення) із строком його виконання та структурні підрозділи - його виконавці, наприклад:

департаменту забезпечення документообігу;

керівникам структурних підрозділів;

головам районних державних адміністрацій.

91. Після набрання чинності наказом внесення змін до нього, визнання його таким, що втратив чинність, чи його скасування здійснюється лише шляхом видання нового наказу .

92. Наказ, яким вносяться зміни, оформлюється з урахуванням таких вимог:

1) заголовок наказу починається із слів “Про внесення змін до наказу...” із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни;

2) розпорядча частина наказу починається з пункту:

“1. Внести зміни до наказу… :” у разі викладення змін у тексті наказу;

“1. Внести зміни до наказу…, що додаються.” у разі викладення змін у вигляді окремого документа;

3) формулюються зміни у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру, наприклад:

“1. Пункт 2 викласти в такій редакції:...”;

“2. Пункт 3 виключити”;

“1) абзац другий пункту 4 доповнити словами...”;

“2) у підпункті 2 пункту 7 слова “у разі потреби” замінити словом “вимагається”.

93. У разі видання наказу про визнання таким, що втратив чинність, або скасування іншого наказу, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів “Визнати таким, що втратив чинність,...” або “Скасувати …” відповідно.

94. Контроль за виконанням завдань (доручень), зазначених у наказі, покладається на керівників структурних підрозділів управління освіти, молоді та спорту.

95. Для ознайомлення з наказом укладач готує та подає на реєстрацію разом з підписаним розпорядчим документом перелік установ, структурних підрозділів, посадових (службових) осіб, яких треба ознайомити із цим документом.

96. Накази з кадрових питань оформлюються у вигляді індивідуальних і зведених наказів. В індивідуальних наказах міститься інформація про одного працівника, у зведених - про кількох незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

97. Зміст індивідуального наказу з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: “Про призначення... “, “Про прийняття...”. У зведених наказах може застосовуватися узагальнений заголовок, наприклад: “Про кадрові питання”, “Про особовий склад”.

98. У тексті наказів з кадрових питань, як правило, констатуюча частина (преамбула) не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині (преамбулі) наводиться посилання на відповідний нормативно-правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, установа - автор, дата, номер, повна назва.

99. Розпорядча частина наказу з кадрових питань починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву “ПРИЙНЯТИ”, “ПРИЗНАЧИТИ” “ПЕРЕВЕСТИ”, “ЗВІЛЬНИТИ”, “ВІДРЯДИТИ”, “НАДАТИ”, “ОГОЛОСИТИ” тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими - його ім’я, по батькові та текст наказу.

У кожному пункті наказу з кадрових питань зазначається підстава для його видання.

Під час ознайомлення з наказом згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються підписи із зазначенням дати ознайомлення.

У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

100. У зведених наказах з кадрових питань до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

101. Спільний наказ установ одного рівня оформлюється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного наказу повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова “НАКАЗУЄМО” (“ЗОБОВ’ЯЗУЄМО”). Підписи начальників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

102. Накази нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; накази з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань мають окрему порядкову нумерацію.

103. Копії наказів засвідчуються інспектором з кадрів сектору юридичного та кадрового забезпечення і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам у електронній або паперовій формі.

Протоколи

104. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в ЗО рішень комісіями, колегіями, дорадчими органами, робочими групами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проєктів рішень тощо.

105. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без ходу обговорення питань.

106. Протокол оформлюється на офіційному бланку колегіального органу або на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з поздовжнім розташуванням реквізитів.

107. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, через тире зазначаються перший і останній день засідання.

108. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії, колегії, дорадчого органу, робочої групи тощо.

109. У реквізиті “місце засідання” зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

110. Короткий зміст до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, дорадчий орган, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

111. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

112. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та власні імена голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціал імені присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменування управління освіти, молоді та спорту. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік питань, запланованих до розгляду на засіданні, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова “Порядок денний” друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника “Про”.

113. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

114. Після слова “СЛУХАЛИ” зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціал імені кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

115. Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається “Текст доповіді (виступу) додається до протоколу”.

116. Після слова “ВИСТУПИЛИ” фіксуються виступи тих осіб, що взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням найменування посад, прізвища власного імені промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

117. Після слова “ВИРІШИЛИ” (“УХВАЛИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”) фіксується прийняте рішення з розглянутого питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

118. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит “Відмітка про наявність додатків” наприкінці тексту протоколу не зазначається.

119. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

120. Паперові копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою управління освіти, молоді та спорту і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

Службові листи

121. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як відповіді на виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, на виконання доручень установ вищого рівня, на запити інших установ, звернення громадян, запити на інформацію, а також як ініціативні та супровідні листи.

122. У разі наявності підстав, які визнаються обгрунтованими для створення управлінням освіти, молоді та спорту документів у паперовій формі, службовий лист оформлюється у паперовій формі на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовується бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

123. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст (основний реквізит службового листа), відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

124. Датою листа є дата реєстрації вихідної кореспонденції у діловода сектору юридичного та кадрового забезпечення.

125. Як правило, у листі порушується одне питання.

126. Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: “просимо повідомити...” “роз’яснюємо, що...”, або від третьої особи однини - “міністерство інформує...”, “управління вважає за доцільне”.

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - “прошу...”, “пропоную...”.

127. Службові листи підписуються відповідно до Інструкції з діловодства управління освіти, молоді та спорту. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

128. Службовий лист у паперовій формі візує автор документа, керівник структурного підрозділу управління освіти, молоді та спорту, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) керівники заінтересованих інших структурних підрозділів.

Документи до засідань колегіальних органів

129. Підготовка та оформлення документів до засідань колегії управління освіти, молоді та спорту здійснюються з метою організаційного забезпечення відповідного органу.

130. Засідання колегії управління освіти, молоді та спорту проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.

У плані роботи колегії управління освіти, молоді та спорту зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (власне ім'я) доповідача та найменування структурного підрозділу апарату колегії управління освіти, молоді та спорту, який готує документи для розгляду питання цим органом.

Проєкт плану роботи колегії управління освіти, молоді та спорту складається секретарем цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів апарату цього органу.

Керівники структурних підрозділів управління освіти, молоді та спорту подають для включення до плану роботи колегії управління освіти, молоді та спорту перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав для внесення питання на розгляд колегії управління освіти, молоді та спорту.

Затверджений колегієй управління освіти, молоді та спорту план роботи доводиться до відома членів колегії і керівників структурних підрозділів. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегії управління освіти, молоді та спорту можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегії управління освіти, молоді та спорту або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, інформує всіх членів та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

131. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегії управління освіти, молоді та спорту, повинні подаватися не пізніше ніж за сім днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

- доповідну записку з обґрунтуванням пропозицій, що вносяться (в необхідних випадках з додатками);

- проєкт рішення колегії із зазначенням виконавців, доручень, термінів виконання, підрозділів і прізвищ посадових осіб, відповідальних за виконання рішень в цілому;

- список осіб, які запрошуються на засідання колегії, із зазначенням прізвища, імені, по батькові, посади та місця роботи.

- додатки повинні мати ідентичні та конкретні назви, які розкривають основний зміст питання.

132. Документи, підготовлені для розгляду колегієй управління освіти, молоді та спорту, а також один примірник їх копій, зберігаються у секретаря або іншої посадової особи, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, або в протокольній частині колегії управління освіти, молоді та спорту окремо з кожного засідання.

133. У разі проведення закритого засідання колегії управління освіти, молоді та спорту або закритого обговорення окремих питань підготовка документів з відповідних питань здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

134. За підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів.

135. Секретар колегіального органу здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

136. Результати засідання колегіального органу оформлюються протоколом згідно з вимогами, зазначеними у пунктах 104-120 цієї Інструкції.

137. Рішення колегії управління освіти, молоді та спорту реалізуються шляхом видання наказів управління освіти,молоді та спорту якими вони вводяться в дію.

138. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою управління освіти, молоді та спорту.

Документи про службові відрядження

139. Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи управління освіти, молоді та спорту.

140. У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи управління освіти, молоді та спорту, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім’я начальника управління освіти, молоді та спорту або його заступника, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

Доповідна записка разом з проєктом наказу про відрядження, підготовленим відповідно до цієї Інструкції передається начальнику управління освіти, молоді та спорту як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

141. Для реєстрації відряджень ведеться журнал, форма якого визначається окремим нормативно-правовим актом.

142. Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного наказом управління освіти, молоді та спорту готує у триденний строк письмовий звіт про відрядження (виконання завдання), а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

Звіт про відрядження (виконання завдання) та звіт про використання коштів підписуються працівником, який перебував у відрядженні, та передаються до відділу обліку та звітності –централізованої бухгалтерії.

III. Організація документообігу та виконання документів

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

143. Документи, створені у паперовій формі, проходять і опрацьовуються в ЗО на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу. У разі наявності підстав, які визнаються обгрунтованими для створення ЗО документів у паперовій формі, застосовуються засади організації документообігу, визначені цією Інструкцією.

144. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів в ЗО найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій проходження документів (зокрема, під час погодження);

уникнення дублетних операцій під час роботи з документами;

централізацію (здійснення однотипних операцій з документами в одному місці);

усунення ручних рутинних операцій, які можна автоматизувати.

Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до управління освіти, молоді та спорту

145. Доставка документів до ЗО здійснюється через службову електронну пошту, а також може здійснюватися з використанням засобів поштового зв’язку, кур’єрською та фельд’єгерською службою.

Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція у разі наявності підстав, які визнаються обгрунтованими для створення управлінням освіти, молоді та спорту документів у паперовій формі, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

146. Усі документи, що надходять до ЗО приймаються діловодом (крім первинно-облікової, банківської, фінансової документації) або заступником директора з НВР.

Діловодом розкриваються всі конверти, крім тих, що мають напис “особисто”. У такому випадку реєстраційний індекс та дата реєстрації наносяться на конверт.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

147. У разі надходження кореспонденції з відміткою “Терміново” фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

В зв'язку з відсутністю в ЗО системи електронного діловодства документи, що надійшли через систему взаємодії та службову електронну пошту, друкуються та оформлюються діловодом як паперова копія електронного оригіналу.

148. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, власного імені та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

У разі відсутності, нецілісності вкладень внаслідок пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається кореспонденту, а інший зберігається у діловода сектору юридичного та кадрового забезпечення.

149. Документ повертається відправникові без розгляду у разі його надходження не за адресою, надходження документа у паперовій формі без наявних на те підстав, які визнаються обґрунтованими для створення управлінням освіти, молоді та спорту документів у паперовій формі.

150. У разі одержання факсимільного повідомлення документ не реєструється.

Попередній розгляд документів

151. Всі вхідні документи підлягають попередньому розгляду діловодом сектору юридичного та кадрового забезпечення.

152. Попередній розгляд здійснюється у такому порядку:

визначається: чи має документ бути допущенний до реєстрації; чи потребує розгляду начальником управління освіти, молоді та спорту або надсилання після реєстрації за належністю до структурних підрозділів відповідно до функціонального розподілу обов'язків в ЗО; чи належить до документів термінового розгляду (опрацювання).

розгляд здійснюється у день надходження (доставки) або не пізніше 10 годин наступного робочого дня у разі надходження документів після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та неробочі дні.

доручення установ вищого рівня розглядаються першочергово.

за результатами розгляду документ підлягає реєстрації, крім випадків, коли: порушено вимоги щодо форми підготовки або оформлено з порушенням вимог цієї Інструкції; документ надійшов не за адресою; документ надійшов повторно; на документі відсутній підпис підписувача та печаткою установи, наявність якої на ньому передбачена цією Інструкцією; документ підписний особою, яка не є підписувачем або особою, що виконує його обов'язки; візуальна форма електронного або паперового документа не придатна для сприймання її змісту людиною.

153. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації діловодом сектору юридичного та кадрового забезпечення, а також таких, що передаються для спеціального обліку структурним підрозділам, що визначено удодатку 6.

Реєстрація документів

154. Реєстрація документів всіх категорій полягає у створенні запису облікових даних про документ та оформлення журналу реєстрації із зазначенням обов’язкових реквізитів, за допомогою яких фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим внесенням до журналу реєстрації необхідних відомостей.

До обов'язкових реквізітів, що вносяться в журнал реєстрації, належать: кореспондент (установа-відправник або установа-отримувач) (додаток 15), адресат (перелік установ, яким адресовано документ або звідки), вихідні або вхідні номер та дата (реєстраційні атрибути кореспондента або адресата), вихідний номер та дата реєстрації (реєстраційні атрибути управління освіти, молоді та спорту), короткий зміст документа, відповідальний виконавець (згідно з резолюцією) із зазаначенням його прізвища, імені, строк та позначка про виконання документа.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, моніторингу стану виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.

155. Реєстрація документів проводиться працівниками сектору юридичного та кадрового забезпечення, працівниками відділу обліку та звітності-централізованої бухгалтерії.

Структурні підрозділи управління освіти, молоді та спорту реєструють створені ними доповідні та службові записки.

Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції управління освіти, молоді та спорту (крім первинно-облікової, банківської, фінансової) здійснюється діловодом сектору юридичного та кадрового забезпечення централізовано без права делегування відповідної функції іншим структурним підрозділам управління освіти, молоді та спорту (додаток 7 та додаток 8).

Реєстрація наказів з основних питань діяльності управління освіти, молоді та спорту, наказів з кадрових питань, наказів з адміністративно-господарських питань здійснюється інспектором з кадрів сектору юридичного та кадрового забезпечення централізовано без права делегування відповідної функції іншим структурним підрозділам управління освіти, молоді та спорту.

Реєстрація вхідної первинно-облікової, банківської, фінансової кореспонденції управління освіти, молоді та спорту здійснюється бухгалтерами централізовано без права делегування відповідної функції іншим структурним підрозділам управління освіти, молоді та спорту.

156. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження.

157. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

158. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

накази з основних питань діяльності управління;

накази з адміністративно-господарських питань;

накази з кадрових питань (відповідно до їх видів та строків зберігання);

рішення колегії;

бухгалтерські документи;

заявки на матеріально-технічне постачання;

службові листи;

звернення громадян;

запити на інформацію.

Організація передачі документів та їх виконання

159. Для забезпечення своєчасного виконання документів діловод сектору юридичного та кадрового забезпечення розробляє графіки передачі кореспонденції начальнику управління освіти, молоді та спорту і структурним підрозділам.

160. Зареєстровані документи передаються на розгляд диренктора ЗО в день їх надходження або наступного робочого дня у разі їх надходження після 17 години. Телеграми, акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня, передаються на розгляд невідкладно.

161. Документи, розглянуті начальником управління освіти, молоді та спорту, повертаються з відповідною резолюцією діловоду сектору юридичного та кадрового забезпечення, яка здійснює передачу документів на виконання.

162. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, передається виконавцям одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.

163. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в журналі реєстрації із зазначенням інформації про виконавців, яким передано паперовий оригінал документа та його копії.

164. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов’язковому порядку здійснюється через діловода сектора юридичного та кадрового забезпечення, яка робить відповідну відмітку в журналі реєстрації. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це діловода сектора юридичного та кадрового забезпечення.

165. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через керівника структурного підрозділа.

166. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції директора ЗО , та працівники, яким безпосередньо доручено його виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проєкту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це начальника управління освіти, молоді та спорту, який надав доручення.

167. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проєкту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, погодження, подання для підписання (затвердження) відповідному керівнику.

168. Перед поданням проєкту документа на підпис відповідному керівнику автор документа зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

169. Документ подається на підпис разом з документами, на виконання чи на підставі яких його складено.

170. Якщо документ надсилається до кількох установ після його реєстрації діловод сектору юридичного та кадрового забезпечення організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

171. Автор документа у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові згідно з діючим розподілом усі невиконані документи та поінформувати діловода про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі.

Організація моніторингу виконання документів

172. Моніторинг виконання документів є складовою системи контролю в управлінні освіти, молоді та спорту та проводиться з метою нагляду за виконавською дисципліною.

Моніторинг включає в себе безперервне спостереження за процесом виконання документів та виявлення відхилень від строків виконання індикаторів.

Моніторинг проводиться шляхом збору, обробки та систематизації інформації про стан виконання документів за визначеними індикаторами.

Індикаторами стану виконання документів є момент закінчення визначених дій, наприклад: накладення резолюції, створення документа, погодження документа, підписання документа, реєстрація та відправлення документа, тощо.

Індикатори, строки виконання індикаторів та інші дані, необхідні для моніторингу в управлінні освіти, молоді та спорту, вносяться до журналу реєстрації діловодом сектору юридичного та кадрового забезпечення під час вхідної реєстрації документа, начальником управління освіти, молоді та спорту під час первинного розгляду або автором документа під час його створення.

173. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює керівник структурного підрозділу.

174. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції директора ЗО.

Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати реєстрації, а вхідних – з дати надходження або з дати наступного робочого дня у разі надходження документа після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та неробочі дні.

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, строком виконання документа вважається перший робочий день після настання строку виконання.

175. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться удодатку 9.

Індивідуальні строки встановлюються начальником управління освіти, молоді та спорту.

176. Документи, в яких строк виконання не зазначено, які не є документами інформаційного характеру або не містять контрольних завдань, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 днів з моменту реєстрації документа в управлінні освіти, молоді та спорту, до якого надійшов документ.

177. Якщо завдання потребує термінового виконання, у тексті завдання обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

178. Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

179. У разі потреби індивідуальний строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається без погодження з іншими структурними підрозділами безпосередньо посадовій особі, яка встановила строк. Відповідне прохання подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку.

У разі зміни строків виконання індикатора у журналі реєстрації проставляється новий строк та зазначається причина його зміни, яка вноситься діловодом.

180. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених Верховною Радою України або Президентом України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України відповідальною за виконання установою разом з проєктом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за сім днів до закінчення встановленого строку.

181. Безпосередній моніторинг виконання документа проводиться на підставі резолюції начальника управління освіти, молоді та спорту.

182. Документи, щодо виконання яких проводиться моніторинг, для зручності можуть групуватися за строками (наближенням строків) виконання документів, за виконавцями, за кореспондентами або групами (накази з основної діяльності, накази з адміністративно-господарських питань, доручення вищих органів влади, доручення начальника управління освіти, молоді та спорту, тощо).

183. На один документ може бути заведена лише один запис в журналі реєстрації незалежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

184. Дані про хід виконання документа можуть вноситися до журналу реєстрації на підставі їх запиту телефоном або під час перевірки роботи структурного підрозділу - виконавця.

Після завершення роботи над документом до журналу реєстрації вноситься відмітка про завершення його виконанн (індикатор завершення виконання). Відмітка свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

185. За запитом структурного підрозділу діловод сектору юридичного та кадрового забезпечення надає інформацію про документи, виконавцем яких є відповідний підрозділ, щодо яких проводиться моніторинг.

186. Інформація про стан виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається начальнику управління освіти, молоді та спорту (додаток 10).

Інформаційно-довідкова робота з документами

187. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів.

188.Для підвищення ефективності роботи діловодом сектору юридичного та кадрового забезпечення розробляються такі класифікаційні довідники:

класифікатор питань діяльності ЗО;

класифікатор видів документів:

класифікатор кореспондентів;

класифікатор резолюцій;

класифікатор виконавців;

класифікатор результатів виконання документів;

номенклатура справ.

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

189. Вихідні документи у паперовій формі, створені в ЗО у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі, надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, службової електронної пошти, а також доставляються кур’єрською, фельд’єгерською службою.

190. Опрацювання документів для відправлення засобами поштового зв’язку здійснюється діловодом відповідно доПравил надання послуг поштового зв’язку.

191. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

192. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у діловода сектору юридичного та кадрового забезпечення.

193. Під час приймання від виконавців вихідних документів зобов’язані перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів (печаток) на документі та додатках до нього;

наявність додатків та їх відповідність заявленому складу;

відповідність кількості примірників кількості адресатів;

наявність віз на паперовому примірнику вихідного документа (у разі необхідності його створення), що залишається у справах управління освіти, молоді та спорту.

194. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп “Підлягає поверненню”.

195. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

196. Адреси можуть наноситися на конверт друкарським способом.

197. Документи, що доставляються фельд’єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.

198. Досилання або заміна надісланого раніше документа здійснюються за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника структурного підрозділу, в якому працює посадова особа. У такому випадку в документі зазначається, що він є досиланням або надсилається на заміну раніше надісланому.

199. Години прийому діловодом вихідних документів, інших поштових відправлень від виконавців здійснюються відповідно до режиму роботиЗО.

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

Складення номенклатури справ

200. Номенклатура справ призначена для встановлення в ЗО єдиного порядку формування справ для документів, створених у паперовій формі, забезпечення їх обліку оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основною для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі етапи роботи, яка документується в ЗО, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів.

Строки зберігання документів (належність до справи) визначаються під час реєстрації (для вхідних документів) або створення проєкту документа автором згідно із затвердженим Мін'юстом переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

Цією Інструкцією визначаються окремі особливості систематизації та зберігання документів у паперовій формі, які застосовуються у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення управлінням освіти, молоді та спорту документів у паперовій формі.

201. Номенклатура справ - це обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання відповідних справ (додаток 11).

202. Зведена номенклатура справ ЗО складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівним відділом виконавчого комітету Лиманської міської ради. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у діловода ЗО, другий - використовується діловодом як робочий, третій - передається до архіву ЗО для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до архівного відділу виконавчого комітету Лиманської міської ради (додаток 12).

203. Заступники директора отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

204. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу ЗО (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 - індекс самостійного відділу, 12 - порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 - індекс відділу у складі управління, 07 - порядковий номер справи.

У разі наявності у справі томів індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань (“різні матеріали”, “загальне листування”, “вхідна кореспонденція”, “вихідна кореспонденція” тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна.

Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “справа”, наприклад: “Особова справа”, “Персональна справа”.

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “документи”, а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: “Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи управління освіти, молоді та спорту”.

Термін “документи” вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа управління освіти, молоді та спорту.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: “Протоколи педагогічної ради ”.

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: “Листування управлінням Лиманської міської ради про затвердження і зміну штатного розпису”.

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перераховуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: “Листування з виконавчим комітетом Лиманської міської ради з питань забезпечення соціального захисту населення”.

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: “Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб”.

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів ЗО на 2022 рік.

2. Звіт про ……………. За 2021 рік.

Якщо справа складається з кількох томів, формулюється загальний заголовок справи із зазначенням номера тома.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок та строки зберігання. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 робляться позначки про перехідні справи; про форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана); про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву управління освіти, молоді та спорту чи інших установ для їх продовження тощо.

Формування справ

205. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

206. Під час формування справ не допускається включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню. Документи постійного і тимчасового зберігання групуються у справи окремо. За обсягом справа у паперовій формі не повинна перевищувати 250 сторінок (30-40 міліметрів завтовшки).

207. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

208. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

209. Накази з питань основної діяльності управління, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань групуються у різні справи. Накази з кадрових питань групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

210. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проєкти рішень тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

211. Протоколи засідань групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

212. Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності управління освіти, молоді та спорту або за авторами ініціативних документів. У справі документи систематизуються за датами доручень.

213. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проєктів цих документів.

214. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

215. Особові справи (працівників) службовців формуються у порядку, визначеному НАДС.

216. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників у систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості щодо виплати грошей (відомості щодо нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за календарний рік.

217. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ здійснюються відповідальним за ведення діловодства у ЗО.

Зберігання документів в ЗО

218. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву ЗО зберігаються за місцем їх створення. Нормативно-правові акти зберігаються за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо - за місцем створення.

219. Зберігання документів і справ в ЗО забезпечує відповідальний за діловодство.

220. Справи зберігаються у спеціальній кімнаті у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

221. Видача справ, складених з документів у паперовій формі, у тимчасове користування працівникам здійснюється з дозволу діловода, іншим установам - з письмового дозволу директора ЗО. На видану справу складається картка-замінник. У картці зазначаються індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

222. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

223. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу директора ЗО з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

Експертиза цінності документів

224. Цією Інструкцією визначаються окремі особливості підготовки справ, сформованих у паперовій формі, до передачі для архівного зберігання, які застосовуються за наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення ЗО документів у паперовій формі.

225. Проведення експертизи цінності документів полягає у їх всебічному вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до зазначеного Фонду.

226. Для організації та проведення експертизи цінності документів в ЗО (у разі потреби в структурних підрозділах) утворюються постійно діючі експертні комісії.

227. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах управління освіти, молоді та спорту безпосередньо заступником директора з НВР та діловодом, разом з експертною комісією.

228. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

229. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ ЗО шляхом перегляду кожного аркуша справи. Доручення органів влади вищого рівня, що надійшли до ЗО у вигляді паперової копії, не можуть бути відібрані як документи постійного чи тривалого (понад 10 років) зберігання.

230. За результатами експертизи цінності документів в ЗО складається акт про вилучення для знищення документів у паперовій формі (додаток 13).

231. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією ЗО одночасно. Після затвердження акта ЗО має право знищити визначені ним документи.

232. Акт про вилучення для знищення документів складається щодо документів, не внесених до Національного архівного фонду, на справи всього ЗО. Найменування структурного підрозділу зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

Складення описів справ, що складені у паперовій формі

233. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

234. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань. На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи ЗО такі описи складаються обов’язково.

235. Описи справ ЗО складаються щороку за встановленою формою (додаток 14) діловодом,відповідальним за діловодство.

236. Номер опису справ ЗО повинен складатися з індексу структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису. Наприкладі, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань структурного підрозділу з інд. 5, що розпочаті у 2018 році, матимуть номери: 5 П - 2018; 5 Т - 2018; 5 ОС - 2018.

237. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів, кожний том вноситься до опису під окремим номером);

графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці справи;

у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами “те саме”, при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожній новій сторінці опису заголовок відтворюється повністю);

графа опису “Примітка” використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам управління освіти, молоді та спорту або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

238. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

239. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

240. У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається “Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____”.

241. Опис справ, складених у паперовій формі, складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву ЗО, а інший залишається як контрольний примірник у діловода.

242. На основі описів справ архів готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань.

243. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, тривалого (понад 10 років) зберігання - у двох примірниках, з кадрових питань - у трьох примірниках. Один примірник затвердженого опису подається архівному відділу виконавчого комітету Лиманської міської ради.

244. ЗО зобов’язаний описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань не пізніше ніж через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до архівного відділу установлені законодавством строки.

Оформлення справ, складених у паперовій формі

245. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію сторінок у справі, складення у разі потреби внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість сторінок і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки справи.

246. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, сторінки не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

247. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності, тощо).

248. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис “є документи за __ роки”.

249. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

250. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівом - номер опису і фонду.

251. У разі зміни найменування ЗО протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

252. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи не допускається.

Передача справ, складених у паперовій формі, до архіву установи

253. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

254. Передача справ до архіву здійснюється за графіком.

255. За письмовим зверненням структурного підрозділу архів оформляє видачу справ, складених у паперовій формі, на строк до трьох місяців.

256. Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником архіву в присутності працівника установи, який передає упорядковані та оформлені справи.

257. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву за описами.

У кінці кожного примірника опису діловод або відповідальна за ведення діловодства, розписується у прийнятті справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві управління освіти, молоді та спорту.

Справи, що передаються до архіву управління освіти, молоді та спорту, повинні бути зв’язані належним чином.

ЗО зобов’язаний забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві для постійного зберігання.

Інструкція розроблена відповідальним за діловодство у закладі освіти.

Заступник директора з НВР Людмила БУГАЙОВА

Діловод Ольга СЄРГЄЄВА

Додаток 1
до Інструкції з діловодства в ЗО

(пункт 8)

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА
оформлення документів

1. Для друкування текстів документів потрібно використовувати гарнітуру Times New Roman та шрифт розміром 12—14 друкарських пунктів. Допустимо використовувати шрифт розміром 8—12 друкарських пунктів для друкування реквізитів «Довідкові дані про юридичну особу», «Код юридичної особи», «Відомості про виконавця документа», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа тощо. Для друкування реквізиту «Назва виду документа» можна використовувати шрифт розміром 14—16 друкарських пунктів. Для друкування реквізитів «Найменування юридичної особи», «Найменування структурного підрозділу юридичної особи», «Назва виду документа» та «Заголовок до тексту документа» допустимо використовувати напівжирний прямий шрифт.

2. Текст документів на аркушах паперу формату А4 рекомендовано друкувати через 1—1,5 міжрядкових інтервали. Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків («Довідкові дані про юридичну особу», «Заголовок до тексту документа», «Відмітка про наявність додатків»), друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження документа», «Гриф погодження (схвалення) документа» відокремлюють один від одного через 1,5 міжрядковий інтервал. Реквізити документа відокремлюють один від одного через 1,5—3 міжрядкових інтервали.

3. Реквізити «Найменування юридичної особи вищого рівня», «Найменування юридичної особи», «Назва виду документа» друкують великими літерами.

4. Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка найменування посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (окрім реквізиту «Текст документа») — 73 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок до тексту документа перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого поля. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

6. Під час оформлення документів потрібно дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

10 мм — для абзаців у тексті;

90 мм — для реквізиту «Адресат»;

100 мм—для реквізитів «Гриф затвердження документа» та «Гриф обмеження доступу до документа»;

125 мм —для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис».

Не роблять відступ від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст документа» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Віза документа», «Гриф погодження (схвалення) документа», «Відмітка про засвідчення копії документа», «Відомості про виконавця документа», «Відмітка про ознайомлення з документом», «Відмітка про виконання документа», найменування посади в реквізиті «Підпис», а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ».

7. У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження (схвалення) документа перший гриф друкують без відступу від межі лівого поля, другий — через 100 мм від межі лівого поля.

8. Якщо в тексті документа є посилання на додатки або на документ, що став підставою для його підготовки (видання), слова «Додаток» і «Підстава» друкують без відступу від межі лівого поля, а текст до них — через 1 міжрядковий інтервал.

9. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані. Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Першу сторінку не нумерують. Сторінки документа і кожного з додатків мають окрему нумерацію.

10. Тексти документів друкуються на одному боці аркуша. Документи не постійного строку зберігання обсягом більше 20 сторінок допускається друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша, при цьому реквізит “Підпис” повинен бути розміщений на лицьовому, а не на зворотному боці останнього аркуша документа.

Додаток 2
до Інструкції з діловодства в ЗО
(пункт 20)

ЛИМАНСЬКА МІСЬКА РАДА ДОНЕЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

Дробишевська загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів
Лиманської міської ради

Дробишевська ЗОШ І-ІІІ ступенів

вул. Пушкіна , 28А, смт Дробишеве, Краматорський район, Донецька область, 84450; тел.: +380 502228481 , e-mail zosh-drob@ukr.net код ЄДРПОУ 25703932
На № від

Додаток 3
до Інструкції з діловодства ЗО
(пункт 20)

ЛИМАНСЬКА МІСЬКА РАДА ДОНЕЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

Дробишевська загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів Лиманської міської ради

Дробишевська ЗОШ І-ІІІ СТУПЕНІВ

Н А К А З

(інший вид документа)

від __ _______ 20__ р. м.Лиман № ______________
Додаток 4 до Інструкції з діловодства в ЗО (пункт 37)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що дозволяється затверджувати проставлянням грифа затвердження посадової особи за умови їх підготовки у паперовій формі

1. Акти (готовності об’єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).

2. Завдання (на проєктування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проєктно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

3. Кошториси витрат (на утримання управління освіти, молоді та спорту, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

4. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).

5. Розцінки на виконання робіт.

6. Статут (положення) управління освіти, молоді та спорту.

7. Структура управління освіти, молоді та спорту.

8. Штатні розписи.

9. Тарифікційні списки.

Додаток 5 до Інструкції з діловодства в ЗО (пункт 67)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою у разі їх створення у паперовій формі або засвідчуються електронною печаткою установи у разі їх створення в електронній формі

1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).

2. Тарифікаційні списки.

3. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).

4. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).

5. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.

6. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.

7. Завдання (на проєктування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

8. Накази, листи.

9. Заявки (на обладнання, ремонтні роботи тощо).

10. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

11. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

12. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання тощо).

13. Штатні розписи.

14. Протоколи (погодження).

15. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

16. Специфікації (виробів, продукції тощо).

17. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.

18. Статут установи.

19. Титульні списки.

20. Трудові книжки.

Додаток 6 до Інструкції з діловодства в ЗО (пункт 153)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства

Вид документа Спеціальний облік*
1. Зведення, надіслані до відома не підлягають реєстрації чи обліку у будь-який інший спосіб
2. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо
3. Прейскуранти (копії)
4. Норми витрати матеріалів
5. Вітальні листи і запрошення
7. Графіки, наряди, заявки, рознарядки
9. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені)
10. Договори відділ обліку та звітності-централзована бухгалтерія
Додаток 7 до Інструкції з діловодства в ЗО (пункт 155)

ПРИМІРНИЙ СКЛАД
запису про реєстрацію вхідних документів*

1. Вид документа.

2. Дата та час надходження документа до управління освіти, молоді та спорту.

3. Дата реєстрації документа.

4. Реєстраційний індекс документа.

5. Кореспондент.

6. Дата реєстрації та реєстраційний індекс кореспондента.

7. Короткий зміст.

8. Відповідальний підрозділ управління освіти, молоді та спорту, який в установленому порядку визначений відповідальним за виконання документа.

9. Відповідальний виконавець - працівник відповідального підрозділу управління освіти, молоді та спорту, який в установленому порядку визначений відповідальним за виконання документа.

10. Відмітка про виконання документа.

11. Справа №.

Додаток 8 до Інструкції з діловодства в ЗО (пункт 155)

ПРИМІРНИЙ СКЛАД
запису про реєстрацію вихідних документів, створених управлінням освіти, молоді та спорту*

1. Дата реєстрації документа.

2. Реєстраційний індекс документа.

3. Адресат.

4. Короткий зміст.

5. Відповідальний підрозділ управління освіти, молоді та спорту, яким підготовлено документ.

6. Відповідальний виконавець - працівник відповідального підрозділу управління освіти, молоді та спорту, який підготував документ.

7. Дата та час надходження документа адресату.

8. Дата реєстрації та реєстраційний індекс адресата.

9. Відмітка про виконання документа адресатом.

10. Справа №.

Додаток 9 до Інструкції з діловодства в ЗО (пункт 175)

СТРОКИ
виконання основних документів

1. Акт Президента України - 30 днів з дати набрання ним чинності, якщо цим актом не передбачено строк виконання визначеного ним завдання.

2. Запит або звернення:

народного депутата України - протягом 15 днів з дня його надходження, якщо Верховною Радою України не встановлено інший строк;

депутата місцевої ради - протягом 10 днів з дня його надходження.

3. Якщо запит (звернення) народного депутата України (депутата Верховної Ради України, депутата місцевої ради) з об’єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається письмове повідомлення суб’єктам внесення запиту (звернення) із зазначенням причин продовження строку розгляду.

Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

7. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень, та надання відповіді на запит на інформацію - протягом строку, визначеногостаттею 20Закону України “Про доступ до публічної інформації”.

Додаток 10 до Інструкції з діловодства в ЗО (пункт 186)

ІНФОРМАЦІЯ
про стан виконання завдань на __.__.20__

Найменування та індекс структурного підрозділу Стан виконання завдань (документів)
усього з них
виконано строк подовжено строк порушено
Найменування посади Ім’я ПРІЗВИЩЕ __.__.20__
Додаток 11 до Інструкції з діловодства в ЗО (пункт 201)

ПРИМІРНА ФОРМА
номенклатури справ управління освіти, молоді та спорту
у паперовій формі

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ № 36-17 за 2021 рік

СХВАЛЕНО:

Протокол засідання експертної комісії від 01.11.2021 № 223/12-21

Індекс справи Заголовок справи Кількість справ (томів) Строк зберігання Робочі позначки
Відділ офіційного листування та перекладу
36-01-01 Листування з Верховною Радою України 4 постійно
Відділ офіційних заходів, планування та координації роботи
36-02-01 Проєкти Указів Президента 1 постійно ст. 6 а

Підсумковий запис

Справи за строками зберігання Разом У тому числі
перехідні з відміткою “ЕПК”
Усього справ: 53 33 2
постійного зберігання 7 5 2
тривалого (понад 10 років) зберігання 12 7 0
тимчасового зберігання 34 21 0

СКЛАДЕНО:

Головний спеціаліст Ім’я ПРІЗВИЩЕ

02.11.2021

ЗАТВЕРДЖЕНО:

Начальник Управління протоколу Ім’я ПРІЗВИЩЕ

05.11.2021

ПОГОДЖЕНО:

Завідуючий сектором архівного зберігання Ім’я ПРІЗВИЩЕ

03.11.2021

Додаток 12 до Інструкції з діловодства в ЗО (пункт 202)

ПРИМІРНА ФОРМА
зведеної номенклатури справ управління освіти, молоді та спорту у паперовій формі
ЗВЕДЕНА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ за 2021 рік

СХВАЛЕНО:

Протокол засідання експертної комісії від08.11.2017 №278/11-21

Протокол засідання експертно-перевірної комісії державного архіву
від17.11.2021 №22-31/1-21

Індекс справи Заголовок справи Кількість справ (томів) Строк зберігання Робочі позначки
Департамент забезпечення документообігу
35-01—01 Постанови Кабінету Міністрів України 10 постійно ст. 3 а
Управління протоколу
36-01—01 Листування з Верховною Радою України 4 постійно ст. 6 а

Підсумковий запис

Справи за строками зберігання Разом У тому числі
перехідні з відміткою “ЕПК”
Усього справ: 1040 2 273
постійного зберігання 86 0 0
тривалого (понад 10 років) зберігання 432 1 0
тимчасового зберігання 522 1 273

СКЛАДЕНО:

Головний спеціаліст Ім’я ПРІЗВИЩЕ

06.11.2021

ПІДСУМКОВИЙ ЗАПИС ЗАВІРЕНО:

Завідуючий сектором архівного зберігання Ім’я ПРІЗВИЩЕ

06.11.2021

ПОГОДЖЕНО:

Директор Департаменту забезпечення

документообігу Ім’я ПРІЗВИЩЕ

09.11.2021

ЗАТВЕРДЖЕНО:

Державний секретар
Кабінету Міністрів України Ім’я ПРІЗВИЩЕ

22.11.2021

Додаток 13 до Інструкції з діловодства в ЗО (пункт 230)

ПРИМІРНА ФОРМА
акта про вилучення для знищення документів у паперовій формі

АКТ
про вилучення для знищення документів

від 15.12.2021 № 36-17

ПІДСТАВА:

Протокол засідання експертної комісії від 08.11.2021
№ 278/11-21

Індекс справи Заголовок справи (тому) Дата початку Дата закінчення Кількість справ (томів) Строк зберігання Робочі позначки

Разом до знищення: 7 (сім) справ за 2015—2017 роки

Кількість документів: 1271 (одна тисяча двісті сімдесят один)

Приймально-здавальна накладна: від 12.12.2021 № 741*

Метод знищення: знищення шляхом невідновлювального подрібнення

СКЛАДЕНО:

Головний спеціаліст** Ім’я ПРІЗВИЩЕ

18.12.2021

ПОГОДЖЕНО:

Завідуючий відділом*** Ім’я ПРІЗВИЩЕ

19.12.2021

Начальник Управління протоколу**** Ім’я ПРІЗВИЩЕ

20.12.2021

Директор Департаменту
забезпечення документообігу***** Ім’я ПРІЗВИЩЕ

21.12.2021

ЗАТВЕРДЖЕНО:

Державний секретар
Кабінету Міністрів України****** Ім’я ПРІЗВИЩЕ

22.12.2021

ЗНИЩЕННЯ ПРОВЕДЕНО:

Завідуючий сектором архівного зберігання******* Ім’я ПРІЗВИЩЕ

25.12.2021

__________

* Не обов’язкове поле, застосовується у разі передачі іншій установі для знищення.

** Особа, відповідальна за діловодство у підрозділі укладення, якою складено акт.

*** Посадова особа, яка проводила експертизу цінності.

***** Керівник підрозділу укладення.

******Керівник служби діловодства.

******* Особа, яка провела знищення.

Додаток 14 до Інструкції з діловодства в ЗО (пункт 235)

ПРИМІРНА ФОРМА
опису справ у паперовій формі
ОПИС № 36—17 (2021 рік)

СХВАЛЕНО:

Протокол засідання експертної комісії* від 23.11.2021 № 285/11-21

Протокол засідання експертно-перевірної комісії** від 30.11.2021
№ 44-31/1-17

Індекс справи Заголовок справи (тому) Дата початку Дата закінчення Кількість сторінок Строк зберігання Робочі позначки

У цей опис включено: 30 (тридцять) справ з № 36-27 по № 36-59

Пропущено справи: № 36-31, 36-44

Передано за описом: 30 справ

СКЛАДЕНО ТА ПЕРЕДАНО:

Головний спеціаліст сектору архівного зберігання** Ім’я ПРІЗВИЩЕ

Головний спеціаліст Управління протоколу* Ім’я ПРІЗВИЩЕ

04.11.2021

ПОГОДЖЕНО:

Завідуючий сектором архівного зберігання** Ім’я ПРІЗВИЩЕ

06.11.2021

ЗАТВЕРДЖЕНО:

Директор Департаменту
забезпечення документообігу** Ім’я ПРІЗВИЩЕ

Начальник Управління протоколу* Ім’я ПРІЗВИЩЕ

12.12.2021

СПРАВИ ЗГІДНО З ОПИСОМ ПРИЙНЯТО:

Завідуючий сектором архівного зберігання* Ім’я ПРІЗВИЩЕ

15.11.2021

___________

* Для опису справ структурного підрозділу.

** Для зведеного опису справ установи.

Додаток 15 до Інструкції з діловодства в ЗО (пункт 154)

Індекси структурних підрозділів

Індекс Структурний підрозділ
01 Директор
02 Заступник директора з НВР
03 Заступник директора з ВР
04 Завгосп
05 Бібліотека
06
07

Схема розташування реквізитів документа

Склад реквізитів документів

01 — зображення Державного Герба України,

02 — зображення емблеми юридичної особи або торговельної марки (знака для товарів і послуг)

03 — найменування юридичної особи вищого рівня

04— найменування юридичної особи

05 — найменування структурного підрозділу юридичної особи

06 — довідкові дані про юридичну особу

07 — код форми документа

08 — код юридичної особи

09 — назва виду документа

10 — дата документа

11 — реєстраційний індекс документа

12 — посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь 13 — місце складення документа

14 — гриф обмеження доступу до документа

15 — адресат

16 — гриф затвердження документа

17 — резолюція

18 — відмітка про контроль

19 — заголовок до тексту документа

20 — текст документа

21 — відмітка про наявність додатків

22 — підпис

23 — відбиток печатки

24 — віза документа

25 — гриф погодження (схвалення) документа

26 — відмітка про засвідчення копії документа

27 — відомості про виконавця документа

28 — відмітка про ознайомлення з документом

29 — відмітка про виконання документа

30 — відмітка про надходження документа до юридичної особи

31 — запис про державну реєстрацію

32 — відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації

Зразок

Форма акту

ДРОБИШЕВСЬКА ЗАГАЛЬНООСВІТНЯ ШКОЛІ І-ІІІ СТУПЕНІВ ЛИМАНСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

А К Т

__________ №___________

смт. Дробишеве

Про............ /короткий зміст подій або факту/

Підстава: назва, дата та номер документа, який є підставою для складання акту.

Складений комісією:

Голова: Прізвище, ініціали, посада. Члени комісії: Прізвище, ініціали, посада /в алфавітному порядку/ Присутні: Прізвище, ініціали, посада /в алфавітному порядку/. Текст констатуючої частини акту. Викладають мету та завдання складання акту, суть проведеної роботи, встановлені факти, висновки та заключення комісії і конкретні пропозиції. Констатуюча частина може бути поділена на пункти якщо в акті відображено декілька фактів.

Кількість примірників акту /вказують в кінці тексту перед підписами/ визначається числом зацікавлених сторін або нормативними документами, які регламентують складання акту.

Складений в.........примірниках:

1-й прим. ............

2-й прим. ............

Додаток /у разі необхідності/

Голова підпис ініціал(и), прізвище

Члени комісії підпис .....................................

Присутні підпис ....................................

Зразок

Форма протоколу

ДРОБИШЕВСЬКА ЗАГАЛЬНООСВІТНЯ ШКОЛІ І-ІІІ СТУПЕНІВ ЛИМАНСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

ПРОТОКОЛ

дата___________________ №__________________

смт. Дробишеве

Вид роботи Вченої ради /нарада, збори/ або назви ради.

Голова - ініціали, прізвище Секретар - ініціали, прізвище Присутні: вказати ініціали, прізвище присутніх в алфавітному порядку /в разі необхідності - посада/. Якщо їх кількість перевищує 15 чоловік, то до протоколу додається список присутніх із вказівкою факультету чи структурного підрозділу, які вони представляють а в разі необхідності - їх посади, а у протоколі - їх загальну кількість. Запрошені: посади, прізвища, ініціали.

Порядок денний: 1. Про що доповідь /звіт, повідомлення, інформація, назва посади, ініціали, прізвище /у родовому відмінку/. 2. Про ....

1.СЛУХАЛИ: прізвище, ініціали – текст доповіді додається. ВИСТУПИЛИ: Прізвище, ініціали - короткий зміст виступу. При необхідності після прізвища в дужках вказують назву посади. Якщо текст виступу додається до протоколу пишуть: “Текст додається”. ВИРІШИЛИ: 1.1. Схвалити:.... 1.2. Доручити.....

2. СЛУХАЛИ:

Голова підпис розшифровка підпису

Секретар підпис розшифровка підпису


Кiлькiсть переглядiв: 77

Коментарi

Для того, щоб залишити коментар на сайті, залогіньтеся або зареєструйтеся, будь ласка.